Comment développer votre prospection par une campagne de prise de rendez-vous ?

Une campagne de prise de rendez-vous est une excellente solution pour alimenter le planning de vos commerciaux de terrain et leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier : la transformation des prospects rencontrés en clients ou la signature de nouvelles commandes chez des clients existants.
Mais pour que cette séparation des tâches donne de bons résultats, il faut voir la prise de rendez-vous comme une étape à part entière du processus de vente et non comme une activité annexe. En d’autres termes, ce ne sont pas des rendez-vous que vous achetez, mais du potentiel commercial et de la connaissance client.

Une campagne de prise de rendez-vous, ” ça se prépare ! “

L’équipe ou la personne, qui va appeler vos clients et prospects en votre nom pour obtenir des rendez-vous, sera d’autant plus efficace qu’elle saura précisément pourquoi et surtout, pour qui elle les prend. Au fond, le vrai client du Téléprospecteur, c’est le commercial !

Il peut arriver que sous un même but des objectifs différent selon les différentes parties prenantes. Il est primordial de faire en interne un travail afin de définir très précisément le but et sous-buts de la campagne. Cela évitera par la suite l’apparition de non-dits pouvant compliquer le bon fonctionnement de la campagne. En effet, chaque sous-but peut répondre à une logique différente qui n’est pas toujours partagée à l’intérieur d’une société. N’en sélectionnez donc qu’un et si possible en se concertant afin de co-construire la campagne.

En parallèle, il est important que les téléprospecteurs sachent exactement ce que veulent les commerciaux pour qui ils prospectent. Le meilleur moyen de le savoir est qu’ils se rencontrent ou au moins qu’ils se parlent de vive voix.

Cette rencontre permet également d’établir une synergie entre les agents qui proposeront le rendez-vous et le commercial. Les deux parties doivent avoir le même langage, la même attitude, la même finalité pour assurer une cohérence d’ensemble. Si ce n’est pas le cas, le risque de déconvenues est important. Par exemple, si vous proposez un rendez-vous qui est une étude gratuite et que la personne assurant ce rendez-vous tient un discours uniquement commercial, il est à peu près certain que la rencontre sera peu constructive.

Enfin, une campagne de prise de rendez-vous est toujours un investissement. Cet investissement n’est rentable que si les commerciaux jouent le jeu à savoir qu’ils assurent les rendez-vous obtenus et fassent des retours sur l’adéquation entre les personnes rencontrées et les critères de qualification fixés.

 

Organiser la remontée d’information

Lors d’une campagne de prise de rendez-vous, les téléprospecteurs ne se contentent pas de remplir les plannings des commerciaux ! Ils glanent, au cours des échanges téléphoniques, énormément d’informations ayant une valeur commerciale directe ou indirecte.

Ils doivent avoir les moyens matériels de remonter ces informations, de manière structurée et exploitable. Cela peut être dans un fichier Excel, dans la case commentaires de l’outil de prise de rendez-vous ou, s’ils ont accès, directement dans votre CRM.

De même, pour les retours sur la qualité des rendez-vous de la part des commerciaux. Pour être constructifs, ils doivent être formalisés et débriefés. Le meilleur moyen de démobiliser un téléprospecteur est de lui ” balancer ” que les derniers rendez-vous qu’il a pris étaient ” complètement ” à côté de la plaque, sans plus d’explications.

 

Gérer les résistances

Vous vous dites qu’un commercial serait ravi de ces opportunités. Et bien, paradoxalement, les commerciaux n’aiment pas déléguer ce genre de tâche, alors même qu’ils la trouvent peu passionnante.

Pour enlever ces réticences, ne mettez pas vos équipes devant le fait accompli ! Au contraire, annoncez-le le plus tôt possible et bien en amont que certaines tâches vont être déléguées.

La bonne méthode consiste d’ailleurs à souligner et mettre en avant les avantages que cela représentera pour les salariés et pour l’entreprise.

 

Vous faire connaitre

Outre l’obtention de rendez-vous, de telles campagnes présentent l’avantage de faire connaitre la marque ou votre entreprise. On observe d’ailleurs pendant et après les campagnes de rendez-vous une augmentation du trafic sur les sites internet, du nombre d’inscriptions (lorsque l’entreprise propose par exemple des solutions d’essai gratuites), ou du nombre de téléchargements de documentations. Oui, une campagne de rendez-vous peut par certains aspects s’apparenter à une campagne publicitaire !

Pour terminer, on estime que 60 à 80 % de l’activité d’un commercial concerne des activités connexes à l’activité de vente comme la détection de leads et de projets, prise de rendez-vous par téléphone. Confier ces tâches à un prestataire dont c’est le métier est à coup sûr un bénéfice en termes de temps mais en termes financiers.

 

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